Jak vybrat rezervační systém pro restauraci: 8 otázek před rozhodnutím

Rezervačních systémů pro restaurace je na trhu hodně a na první pohled umí všechny totéž: host si vybere datum a čas, vy dostanete rezervaci. Rozdíly se ukážou až v provozu: kolik vás systém stojí, když rostete, komu patří kontakty na hosty a jestli s ním obsluha zvládne páteční večer. Tady je, na co se zeptat dřív, než se rozhodnete.

Co by měl umět každý rezervační systém

• přijímat rezervace online z vašeho webu, Google profilu a sociálních sítí,
• hlídat kapacitu a nedovolit dvě rezervace na stejný stůl ve stejný čas,
• respektovat otevírací dobu, svátky a dny, kdy máte zavřeno nebo akci,
• posílat hostům potvrzení a připomínku bez vaší práce,
• dát obsluze rychlý přehled, kdo dnes přijde a kam ho posadit.

Pokud systém tohle neumí, nemá smysl řešit další funkce. Pokud ano, rozhodují otázky níže.

8 otázek, které si položte před výběrem

1. Platím měsíčně, nebo za každého hosta?

Některá řešení, hlavně rezervační portály, si berou poplatek za každou rezervaci nebo hosta. U plné restaurace to za měsíc dělá víc než paušál. Spočítejte si, kolik rezervací měsíčně máte, a porovnejte celkovou cenu, ne jen první číslo v ceníku.

2. Komu patří kontakty na hosty?

Hosté, kteří rezervují přes vlastní systém na vašem webu, jsou vaši. Můžete jim poslat poděkování nebo pozvánku (pokud k tomu dali souhlas) a kdykoli si data vyexportovat. U portálu hosté často patří portálu. Ověřte si i, jak systém řeší GDPR a souhlasy.

3. Dostanu rezervační formulář na svůj web?

Rezervace by měly jít hlavně přes váš web, Google a Instagram, ne jen přes cizí katalog. Zeptejte se, jak se formulář vkládá (ideálně jedním kódem bez programátora), jestli se dá přizpůsobit barvám podniku a jestli funguje na mobilu. Víc v článku jak přidat online rezervace na web.

4. Jak systém pomáhá proti no-show?

Automatické připomínky a zrušení odkazem jsou dnes základ. Bez nich budete prázdné stoly řešit telefonem. Podrobně o tom píšeme v článku jak snížit no-show v restauraci.

5. Zvládne to obsluha v provozu?

Systém nepoužíváte vy v kanceláři, ale číšník u pultu s telefonem v ruce. Vyzkoušejte, jak rychle zapíšete rezervaci z telefonu, jak vypadá přehled dne na tabletu a jestli vidíte stoly na mapě. Pokud to obsluhu zdržuje, vrátí se k sešitu.

6. Kolik to bude stát, až porostu?

Podívejte se na limity: počet rezervací za měsíc, stolů, uživatelů a provozoven. Levný start je k ničemu, když za tři měsíce narazíte na strop a další plán stojí násobek.

7. Můžu to vyzkoušet bez závazku?

Zkušební doba bez platební karty a měsíční placení bez dlouhé smlouvy jsou známka, že si výrobce věří. Vyzkoušejte systém na skutečném provozu aspoň týden.

8. Kdo mi pomůže, když něco nefunguje?

Podpora v češtině a reálný člověk na druhé straně jsou v pátek v osm večer důležitější než dlouhý seznam funkcí.

Rezervační portál, nebo vlastní rezervační systém?

Obojí se nevylučuje. Mnoho podniků má vlastní systém jako hlavní kanál a portál jen jako doplněk pro nové hosty.

Kontrolní seznam

• Spočítal jsem celkovou měsíční cenu při mém počtu rezervací.
• Kontakty na hosty můžu exportovat a patří mně.
• Formulář vložím na svůj web a do Google profilu sám.
• Systém posílá potvrzení a připomínky.
• Obsluha zapíše rezervaci z telefonu do 30 sekund.
• Znám limity plánů a cenu dalšího kroku.
• Můžu začít bez karty a bez dlouhé smlouvy.

Kde se hodí Tabloy

Tabloy je vlastní rezervační systém pro restaurace, bary a kavárny s měsíčním paušálem a bez poplatků za hosty. Formulář vložíte na web jedním kódem, hosté dostávají potvrzení i připomínky a kontakty na ně zůstávají vám. Pro jeden menší podnik je zdarma, plány a limity najdete v ceníku.